„Zarządzanie systemami informatycznymi w administracji publicznej”

Dnia 15 lutego br., podczas spotkania zatytułowanego „Zarządzanie systemami informatycznymi w administracji publicznej”, w którym wzięli udział przedstawiciele służby cywilnej, członkowie Stowarzyszenia Zawodowego Korpusu Informatyków Administracji Publicznej (ASTIC), zarządzający systemami ICT w administracji centralnej, regionalnej i lokalnej, dokonano prezentacji hiszpańskiego Oddziału Europejskiego Klubu Zarządzania Systemami Informatycznymi

Luis Fernando Álvarez Gascón, Dyrektor Generalny GMV Secure e-Solutions i przewodniczący CEGSI w Hiszpanii zainaugurował spotkanie przypominając początki Klubu, który „powstał w Paryżu w 2008 r. podczas spotkania członków założycieli z Francji i Portugalii, wywodzących się z kręgów akademickich i konsultingowych z branży IT”. Wszyscy oni „kierowali się jedną kwestią: a mianowicie brakiem autentycznego zarządzania systemami informatycznymi wynikającym z braku zainteresowania lub wiedzy na ten temat na najwyższych szczeblach rządowych i w organizacjach”.

Po omówieniu poszczególnych założeń programowych Klubu zawartych w Europejskim Manifeście na rzecz Zarządzania Systemami Informatycznymi (www.cegsi.eu) oraz jego działań, szczególnie w obszarze edukacji i badań naukowych, których przykładem są studia podyplomowe w dziedzinie zarządzania systemami informatycznymi wspierane przez portugalski oddział Klubu, Álvarez Gascón przedstawił cele I spotkania CEGSI-ASTIC, które miało miejsce w Madrycie w siedzibie Krajowego Instytutu Administracji Publicznej (INAP). Cele te to „udostępnianie, refleksja, wymiana wiedzy i, przede wszystkim, stworzenie w Hiszpanii systemu zarządzania IT na odpowiednim poziomie”.

Spośród opinii wyrażonych przez Prezesa CEGSI Hiszpania w odniesieniu do treści Manifestu, na szczególną uwagę zasługuje fakt, że „inwestycje w technologie przyczyniają się do podniesienia wydajności i konkurencyjności jedynie wtedy gdy odpowiednio się nimi zarządza”. Z drugiej strony podkreślił, że „cyfryzacji i informatyzacji powinna towarzyszyć zmiana procesów i sposobu pracy osób”, oraz że „transformacja cyfrowa nie opiera się tylko i wyłącznie na technologii” i że odpowiednie zarządzanie systemami informatycznymi „stanowi jej kluczowy element”.

Álvarez-Gascón wspomniał o wnioskach z badań przeprowadzonych przez Klub, z których wynika, że „firmy, których systemy zarządzania są na wysokim poziomie generują dwukrotnie a nawet trzykrotnie większe zyski z inwestycji w IT niż te, które takich systemów nie mają”. Powiedział również, że „istnieje ścisła zależność między systemami zarządzania, strategią i zwrotem z inwestycji w IT”; że projekty IT połączone z ulepszeniem procesów są bardziej opłacalne” oraz że „mimo iż informacja uznawana jest za bardzo istotny element aktywów, nie jest odpowiednio traktowana przez zarządzających firmami. Na przykład: jest ona uwzględniona w bilansie?”.

Na temat zarządzania IT w Hiszpanii Álvarez Gascón powiedział, że „w ostatnich latach znacznie się poprawiło” oraz, że „Plan Transformacji Cyfrowej administracji i organów publicznych (strategia ICT 2015-2020) oraz ustawy 39 i 40 /2015 o systemie prawnym i procedurach administracyjnych” wyznaczają kierunek transformacji cyfrowej”. Ale zadał też następujące pytania: czy waga, kompetencje i środki wyasygnowane dla Dyrekcji Technologii Informacyjnych w Administracji Publicznej są wystarczające? Czy istnieje odpowiednio skoordynowany harmonogram działań na szczeblu politycznym? Czy przewiduje się współpracę między sektorami publicznym i prywatnym? Álvarez-Gascón zaproponował dalszą debatę nad wspomnianymi kwestiami i innymi ważnymi problemami.

Koncepcja zarządzania systemami informatycznymi

José Carrillo, profesor honorowy Politechniki Madryckiej został zaproszony do przedstawienia genezy systemów zarządzania IT, omówienia różnych ich koncepcji oraz pokazania przykładów dobrego zarządzania systemami informatycznymi w administracji publicznej w innych krajach.

Jego zdaniem „złożoność struktur zarządzania oraz opóźnienia w asymilacji zmian społecznych spowodowanych stosowaniem nowych technologii przy braku stabilności politycznej w wielu krajach, zmuszają administracje publiczne do przyjęcia bardzo złożonych modeli zarządzania IT, opartych na krótkoterminowych projektach”. Sprawia to, że „transformacja cyfrowa przeprowadzana jest bez gwarancji powodzenia”.

Ze swej strony, Carlos Royo, Dyrektor ds. Rozwoju Działalności w Obszarze Opieki Zdrowotnej GMV, zaprezentował swe doświadczenie zawodowe jako CIO w różnych instytucjach, w których kierował systemami informatycznymi, jak na przykład Służba Zdrowia w Kastylii La Mancha (SESCAM) czy Ministerstwo Obrony. Opowiedział on o tym, że z perspektywy lekarza był w stanie „przeanalizować sytuację i zidentyfikować właściwych partnerów, z którymi było możliwe osiągnięcie założonych celów”. Jego zdaniem, „chociaż w administracji centralnej sekretarze stanu podejmują decyzje dotyczące przydziału strategicznych środków”, kwestie takie jak „konieczność stosowania IT w celu zagwarantowania funkcjonowania systemu opieki zdrowotnej powinny znajdować się w gestii premiera.” „Transformacja cyfrowa ma charakter społeczny i powinna jej towarzyszyć transformacja sposobu myślenia w obliczu nowej rzeczywistości, w której ludzie będą żyli nawet do 140 lat, na co aktualny system opieki zdrowotnej nie jest przygotowany”. Jedynie „odpowiednie zarządzanie IT i systemami informatycznymi mogą doprowadzić do zmian, które będą odpowiedzią na nową rzeczywistość”.

Sukces CIO

Roberto Parra, Prezes i założyciel Komisji Doradczej CIONET Hiszpania i CIO w różnych firmach, między innymi w Repsolu, wygłosił bardzo praktyczną prezentację przygotowaną w oparciu o jego własne doświadczenie, w której opowiedział w jaki sposób CIO może przyczynić się do sukcesu firmy.    Sukces ten zależy od „jego zdolności do wspomagania wszystkich jednostek firmy tak aby były bardziej skuteczne i wydajne i aby z powodzeniem wykorzystywały IT”.

Wśród kwestii, które poruszył należy wskazać jako kluczowe uświadomienie całej organizacji rolę i wartość IT w działalności poszczególnych jednostek. W tym celu niezbędne jest stworzenie „analitycznego modelu księgowości, który pokazuje szczegółowo koszty wszystkich ich działań” tak aby „klienci wewnętrzni pokrywali koszty tego co zużywają”. Inne jego rekomendacje to stworzenie „katalogu usług informatycznych (aplikacji)” czy „umów dotyczących poziomu usług”.

Na zakończenie konferencji wystąpił Pedro Martín Jurado, członek Klubu, urzędnik służby cywilnej członek ASTIC, pełniący obecnie funkcję Doradcy w Departamencie Dyrekcji Generalnej Sieci i Operatorów Telekomunikacji w Sekretariacie Stanu ds. Systemów Informatycznych i Agendy Cyfrowej. Opowiedział on o tym, że swego czasu napisał pracę dyplomową na temat planowania stosowania informatyki w administracji publicznej, w której wskazywał na konieczność stworzenia agencji, która dokonywałaby w sposób zcentralizowany zakupów dla całej administracji. Przypomniał też, jaką ewolucję przeszły IT i jak „w latach 90. dokonano integracji różnych korpusów służby cywilnej i stworzono Korpus Systemów, IT i Komunikacji w Administracji Centralnej” i jak „Wyższa Rada Informatyki tworzyła doktrynę stosowania ICT w Administracji” oraz podzielił się z obecnymi swymi doświadczeniami z czasów gdy pełnił funkcję CIO w Ministerstwie Obrony. Jednym z kluczowych momentów było oddzielenie zarządzania od dyrekcji poprzez opracowanie „planu generalnego systemów, w którym nakreślono ramy zarządzania IT w ministerstwie”. Chociaż „potrzebne były cztery lata na przekonanie Generała Bollero, który był odpowiedzialny za podejmowanie decyzji w tych kwestiach w tamtym czasie, po objęciu urzędu Ministra Obrony przez Carmen Chacón, problem został rozwiązany”.

Wspomniał również o Dekrecie Królewskim 806/2014 z 19 września 2014 r. regulującym organizację i instrumenty operacyjne technologii informacyjnych i komunikacyjnych w centralnej administracji publicznej i podlegających jej instytucjach, podkreślając, że już trzy lata temu rząd stworzył ramy „wspólnej polityki dotyczącej IT w administracji i instytucjach publicznych w kontekście oszczędności i wspólnej odpowiedzialności”. Przypomniał swym kolegom ze służby cywilnej, że „ASTIC posiada mechanizmy pozwalające na stworzenie systemu zarządzania na najwyższym szczeblu” i „uwrażliwienie rządu na to, że dzięki takiemu systemowi można będzie zaoferować obywatelom lepsze usługi, jak na przykład pojedyncze punkty kontaktowe, w których będą mogli załatwić wszystkie formalności”.

Na koniec podkreślił rolę ICT w administracji oświadczając, że „fakt, że Hiszpania jest w czołówce e-administracji zawdzięczamy wysiłkom służby cywilnej” i wezwał do prowadzenia „badań porównujących zarządzanie ICT w różnych krajach”.